Att fakturera är hjärtat i ditt företagande. Men för att en faktura ska vara juridiskt giltig och godkännas som bokföringsunderlag ställer Mervärdesskattelagen och Bokföringslagen stränga krav på vad den måste innehålla. Missar du uppgifter riskerar din kund att inte kunna dra av momsen, eller i värsta fall hålla inne 30 % i skatt.
Obligatoriska uppgifter på en faktura enligt svensk lag
Enligt mervärdesskattelagen (ML) måste en fullständig faktura innehålla:
1. Fakturadatum (det datum fakturan utfärdas).
2. Unikt fakturanummer i en fortlöpande nummerserie.
3. Säljarens namn, adress och personnummer/organisationsnummer.
4. Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer, t.ex. SE19850101123401).
5. Köparens namn och adress.
6. Varornas eller tjänsternas art och omfattning (tydlig beskrivning).
7. Datum för leverans eller fullgörande av tjänsten.
8. Pris per enhet exklusive moms, eventuella rabatter samt tillämpad momssats (25 %, 12 %, 6 % eller 0 %).
9. Det totala momsbeloppet specificerat per momssats.
10. Texten "Godkänd för F-skatt".
F-skattsedeln – Den viktigaste raden på hela fakturan
I Sverige fungerar F-skatt som ett intyg på att du själv betalar dina egna skatter och egenavgifter. Om inte texten "Godkänd för F-skatt" står på fakturan är din uppdragsgivare enligt skatteförfarandelagen skyldig att göra skatteavdrag med 30 % och betala arbetsgivaravgifter på arvodet. Därför är det kritiskt att alltid ha denna text stämplad i fakturans sidfot.
Betalningsvillkor, förfallodatum och dröjsmålsränta
Mellan näringsidkare regleras betalningstider av Räntelagen (1975:635). Om inget annat avtalats gäller 30 dagars betalningsfrist. Vid sen betalning har du rätt att ta ut dröjsmålsränta (Sveriges Riksbank referensränta plus 8 procentenheter) samt en lagstadgad påminnelseavgift på högst 60 kr enligt lag (1981:739). Vid B2B-fakturering har du även rätt till en förseningsersättning på 450 kr.