Grundboken är den kronologiska förteckningen över företagets alla affärshändelser. Enligt Bokföringslagen (BFL 5 kap. 1 §) måste varje affärshändelse registreras i den ordning den inträffar. Varje händelse måste ha ett tillhörande underlag som kallas verifikation.
Grundbokens lagstadgade funktion enligt Bokföringslagen
Bokföringslagen föreskriver två parallella redovisningsordningar: grundbokföring (kronologisk ordning) och huvudbokföring (systematisk ordning efter konto). Grundboken svarar på frågan: "Vad hände och när hände det?". Den utgör beviskedjan för Skatteverket och revisorer vid revision.
Vad en giltig verifikation måste innehålla
En verifikation är själva kvittot eller fakturan tillsammans med bokföringsposten. Enligt 5 kap. 7 § BFL måste en verifikation alltid innehålla:
1. Datum då affärshändelsen inträffade.
2. När verifikationen upprättades.
3. Vad affärshändelsen avser (beskrivande text).
4. Belopp och momsspecifikation (belopp exkl. moms samt momsbelopp per procentsats).
5. Motpart (namn eller org.nr på kund eller leverantör).
6. Verifikationsnummer i obruten nummerordning.
7. Hänvisning till underliggande kvitto, faktura eller avtal.
Digitala kvitton och den moderna arkiveringslagen
Sedan den historiska lagändringen den 1 juli 2024 behöver företagare i Sverige inte längre spara papperskvitton i sju år om de har digitaliserats! Så fort du har fotograferat eller skannat ett papperskvitto till din bokföringsapp och bilden är tydligt läsbar får du kasta papperslappen direkt. Digitala underlag måste dock sparas i säkert format (t.ex. PDF eller bildfil) i 7 år.
Hur man rättar fel i grundboken
En grundbult i svensk redovisning är förbudet mot att radera poster. Har du bokfört fel datum, fel belopp eller fel konto får du aldrig radera raden. Istället skapar du en ny ändringsverifikation som:
1. Reverserar den felaktiga posten (byter plats på Debet och Kredit med samma belopp), eller
2. Justerar differensen med en tydlig hänvisning till ursprungsverifikationens nummer.